Scrivere un invito ad un evento aziendale può essere complicato, soprattutto se non si è mai fatto prima. Da alcuni viene considerata una pratica antiquata ma in realtà è sempre bene saper impostare un invito che invogli le persone a prendere parte all’evento.
Se vi è stato richiesto di scrivere l’invito personalmente ed è la prima volta che vi approcciate a questa pratica, eccovi degli utili consigli che vi aiuteranno a portare a termine un lavoro tanto noioso quanto fondamentale!
Il tono da utilizzare nella lettera
La prima cosa da capire è che tipo di evento è stato organizzato dall’azienda e dal grado di formalità di quest’ ultimo.
Se si tratta di una grande azienda, in cui oltre ai dipendenti ci saranno dei collaboratori esterni e/o dei fornitori è bene utilizzare un tono formale mentre per realtà più contenute in cui tutti i presenti si conoscono bene si potrebbe usare un tono più intimo e informale.
Questi non sono gli unici parametri da tenere conto poiché anche una grande azienda potrebbe decidere di organizzare un evento più leggero, magari incorporandolo ad una festa a tema seguita da un rinfresco o da un vero e proprio party.
Cosa scrivere nella lettera
Quando si scrive un invito, di qualsiasi tipo, è bene ricordarsi di scrivere le informazioni fondamentali che riguardano in che modo è organizzato l’evento e tutte le modalità di svolgimento.
La data e il luogo sono le informazioni base che non devono mai mancare, seguite dall’orario di inizio per evitare che qualcuno arrivi in ritardo.
Importante indicare che tipo di evento si andrà ad affrontare: un team building, una conferenza, un seminario, riunioni di lavoro, feste aziendali, ecc.
E per ultimo scrivere il tipo di dress code scelto per l’evento, quest’ultimo è fortemente legato al tipo di evento e al tono che si è scelto di dare in fase di organizzazione.
Può inoltre essere utile indicare la presenza di parcheggi e di posti auto.
Quando inviare l’invito?
Una volta che l’evento è stato organizzato e che si hanno le informazioni, largo circa, di quanti potrebbero essere gli invitati.
È bene inviare tempestivamente gli inviti in modo tale da permettere a tutti gli ospiti di prepararsi e far avere una stima preventiva delle persone effettive presenti all’organizzatore dell’evento.
